Claves para organizar el evento perfecto

Si has tratado de organizar un evento (más allá de un cumpleaños familiar o la cena de nochevieja) ya te habrás dado cuenta de que hay que saltar más de un obstáculo para alcanzar el éxito (y rendirse a la famosa y fastidiosa Ley de Murphy)

Has decidido tomar las riendas del asunto y organizar ese evento para tu empresa del que nadie quería hacerse cargo; parecía más fácil cuando sólo era una idea.

Antes de empezar, deberías valorar si eres la persona adecuada para hacerte cargo ¿Cómo sabes si tienes esa gracia especial que te hará triunfar? Muy fácil, serás el candidato perfecto si: nada ni nadie puede hacerte perder ni un ápice de tu "legendaria" paciencia, si eres capaz de mantener la visión global del “asunto” y si, además, eres un fanático de los detalles.

Si cuentas con todo lo anterior, añade a tu aventura estos tres consejos para organizar eventos que queremos compartir contigo, en Comunica2 somos así de generosos.

  • Define el objetivo para encontrar el formato adecuado

Parece evidente, pero es necesario mantener el foco firme y seguro en este punto. Define el objetivo de la manera más específica posible ¿Se trata de un evento de divulgación, quieres fidelizar clientes o vas organizar la presentación de un libro? En función de la respuesta podrás empezar a valorar el formato del evento buscando definir al milímetro, el concepto, tiempo y duración, distribución de tareas dentro del equipo, diseño del lugar, catering, imagen y sonido.

El formato es muy importante. Trata de innovar, de buscar espacios alternativos a lo convencional, menos explorados, exteriores… puedes acompañar el acto con un picoteo saludable, local y sostenible como manda la tendencia o mantenerte en la línea de los clásicos, son miles las opciones; también, puedes plantearte realizar el evento en formato online. Lo importante es que el formato ayude a alcanzar el objetivo del evento.

Imagen Comunica2: Organización de Encuentro de Investigadores Investigación y Envejecimiento (CENIE y FSUSAL). 

  • Después de planificar, revisa la planificación

El plan debe incluir logística, el contenido y la promoción del evento (de máxima importancia para contar con un mínimo de personas deseable).

Para empezar, crea un documento compartido para todos los implicados en la preparación, donde cada miembro pueda ver las tareas de los demás y el panorama general; prepara una lista de las tareas principales y subtareas detalladas donde quede definido lo que cada miembro tiene que hacer y los tiempos de ejecución; cumplir con lo planificado no asegura el éxito, pero estaremos más próximo a él J.

Puedes usar programas como Slack, Trello o algo más habitual como Google Drive; son herramientas perfectas para la organización de un evento.

  • Haz un presupuesto y añade un extra para imprevistos.

Una vez esté completa la lista de tareas, calcula el presupuesto; es recomendable añadir una reserva destinada a situaciones imprevisibles. Por ejemplo, un cambio de ubicación por causas ajenas, el alquiler de equipos no previsto o contratación de personas a última hora; es mejor pensar en esas cosas con anticipación.

Si no terminas de ver claro cómo llevar a cabo todo este trabajo, siempre puedes contratar a una empresa que se dedique a la organización de eventos, por suerte no tendrás que buscar más, en Comunica2 estaremos encantados de acompañarte en tu labor ¿hablamos?

Patricia Fernando, Comunicación

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