Claves para organizar el evento perfecto al aire libre

Si se trata de un evento al aire libre, los aspectos a tener en cuenta se multiplican. Vamos a hablar de algunos de ellos:

El clima

Diríamos que es el aspecto más importante a la hora de organizar un evento al aire libre, ya que podemos estimar las previsiones meteorológicas y normalmente serán acertadas, pero no siempre es así. Por eso, nunca debemos olvidarnos de tener un plan alternativo. Ya sabéis el dicho de “mejor prevenir que curar”. 

En épocas de calor, las carpas y toldos para dar sombra a los asistentes, ventiladores, abanicos y bebidas refrescantes nunca deben faltar ¡Que no se nos achicharren!

Si por el contrario, el evento se celebra en épocas de frío, viento y lluvia, contamos con dos alternativas: podemos organizar el evento en un lugar que convine un espacio cerrado con posibilidad de salir a una terraza para sentir el aire libre o bien montar carpas y toldos rígidos bien anclados al suelo que dispongan de sistemas de calefacción para que los asistentes se sientan resguardados y calentitos.

Un buen catering

Un catering bien cuidado en cuanto a calidad y cantidad además de estar adaptado a la temática y a la temporada en la que se celebra el evento, serán las claves del éxito ¡Si no se come bien, no se queda satisfecho!

Por eso, es imprescindible contar con un proveedor experimentado que disponga de un buen equipo para mantener los alimentos en perfecto estado y de ideas profesionales que nos ayuden a la elección de los alimentos adecuados en función del clima.

Bebidas refrescantes y comida ligera para épocas de calor; infusiones, café o vinito para épocas primaverales y platos calientes que mantengan la temperatura corporal cuando más frío hace.

Sonido e iluminación

Dos aspectos importantísimos que marcarán la diferencia de cualquier evento.

Algunas ideas:

• Equipos de sonido preparados para la intemperie y que no dispongan de cableado.
• Pantallas LED con sistemas antirreflejo para la luz solar en épocas de sol y mucho calor.
• Evitar elementos como velas que puedan volcarse y provocar incendios.
• Iluminación de los caminos de llegada al evento, si es que los hay.
• Y música en directo – un buen DJ que de marcha a la fiesta, por ejemplo-.

Buena carta de presentación

Todos los aspectos anteriores no lucirán si no se ha escogido el lugar adecuado para realizar el evento - ni un espacio muy grande que de sensación de vacío ni un muy pequeño que genere incomodidad- ni se ha acondicionado para que los asistentes tengan todas las comodidades a su disposición; acceso a baños, mesas y sillas cómodas, lugares de estacionamiento cercanos, por ejemplo.  

A grandes rasgos -seguro que algún detalle se nos escapa – son estos los aspectos que os ofrecemos en base a nuestra experiencia en organización de eventos al aire libre. En Comunica2 siempre buscamos la excelencia.

María Álvarez, Social Media y SEM