¿Tu primera asistencia a una convención? ¿Quieres que la organización de tus jornadas o congresos sea grata? Aprende qué es y cómo funciona una secretaría técnica
¿Qué es y cómo gestionar la secretaría técnica de un evento en el 2020?
- 02/11/2020
- Organización de Eventos
El secretariado es un oficio altamente conocido que consiste, normalmente, en el desempeño de tareas administrativas tales como llevar una agenda, mantener correspondencia o la gestión de documentos. Estas tareas son llevadas a cabo por una o varias personas que actúan como nexo entre los intereses de la corporación y los clientes.
De cara a un evento, la secretaría técnica es el nexo necesario entre los organizadores y los asistentes. Ésta se encarga de la gestión de los ponentes e invitados (gestión de inscripciones), gestión de espacios, gestión de desplazamiento, gestión de alojamiento, gestión de actividades, catering, búsqueda de patrocinadores, búsqueda de proveedores y del protocolo (entre otras necesidades que pudiese tener el organismo organizador).
Este servicio se suele contratar para eventos del sector de los negocios (sector MICE), principalmente congresos, convenciones, jornadas y seminarios; aunque también está disponible para eventos más peculiares como un comité, un viaje de incentivos, una competición deportiva, etc.
Para gestionar la secretaría técnica de un evento hay que organizar, contactar y realizar. La antelación es lo primero con lo que se debería contar en la organización: cuanta más antelación, mejor, es vital para conseguir contactos, ofertas, patrocinio, marketing, etc. Lo siguiente sería contactar tanto a los proveedores de servicios como a los asistentes para concretar fechas, lugares, protocolo… Por último, se acaba realizando el evento, atendiendo a todas las casuísticas que hayan podido surgir, resolviéndolas (asistentes o ponentes con requerimientos especiales).
No hay que confundir la secretaría técnica de un evento con la gestión técnica de un evento, ya que esta segunda tiene que ver más con los técnicos de sala o técnicos audiovisuales, que se encargan de la óptima conexión de los equipos de grabación, sonido e iluminación del evento.
Si bien actualmente, en el 2020, con la pandemia del coronavirus los eventos se han tornado en formatos híbridos u online, y han cambiado su protocolo… También es cierto que sigue habiendo eventos presenciales y que éstos no dejaran de existir por mucho evento online que haya.
En resumen, la secretaría de eventos necesita de personas capaces de manejar al público así como de entender cuáles son los requisitos técnicos para la correcta realización del acto en cuestión. Si hubiere algún problema técnico, los secretarios son los que darán la cara al posible público enfurecido, así que sus habilidades humanas y técnicas tienen que estar a la par.
En Comunica2 estamos especializados en la organización de eventos. Con dos décadas de experiencia y múltiples eventos por año, la gestión de secretaría técnica es uno de nuestros puntos fuertes. Si estás buscando el modo de conseguir el evento de tus sueños ¡No dudes en contactarnos! Nos adaptamos a los plazos, formatos y nivel que usted elija.
Javier Ramos, Técnico Audiovisual
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