El top 5 de ideas para ambientar/decorar un evento de forma ideal

No hablamos de decoraciones de gomaespuma y papel de celofán precisamente. Hablamos de decorar un evento para incrementar su coherencia y su cohesión. Los adornos deben ambientar no sólo desde el punto de vista decorativo, sino también desde el narrativo, siendo capaces de sumir al asistente en una historia ficticia o real que lo anime a interactuar con las distintas personas y actividades del evento.

Para hacer de este top 5 algo más ambivalente, separaremos cada idea para: su formato presencial y su formato online.

• Un buen photocall/póster del evento. La mayoría de los eventos tienen asistentes que van por grupos, y normalmente, algunos andan más enterados que otros sobre la temática del evento. Un photocall te ayudará a generar contenido para las R.R.S.S (Redes sociales), mientras que un póster ayudará a situar a los más perdidos de la ocasión. Por otro lado, se pueden usar los elementos del póster y del photocall para rellenar fondos de páginas web relacionadas, o hacer landing pages o páginas de aterrizaje para el evento.
• Dípticos o trípticos informativos. Por si los pósteres no pudieran ofrecer toda la información necesaria: apostaremos por la creación de folletos. Los dípticos y los trípticos están muy bien para contar diferentes partes de una historia, biografías, proyectos… Además, esa información junto con el diseño gráfico de los folletos se puede aprovechar para crear campañas de mailing (envío masivo de e-mails) para la causa.
• Letras gigantes. Este método es parecido al photocall, pero es mucho más omnipresente, ya que las letras con el nombre del evento se pueden poner en  cualquier parte y mover con facilidad. Diseñar el nombre de tu evento en gigante ayudará a situar tu evento en las mentes de, incluso, los que no asistieron. Será responsabilidad tuya ponerlas en un sitio céntrico y visible, piensa que: cuántas más fotos contengan las letras, mejor para el marketing en RRSS.

• Zona/momento de cine, música y catering. Según el tipo de evento y su duración, no te debe faltar una zona o un momento de “relax”. Siempre debe haber una ocasión para visualizar contenidos de diseño relacionados con la temática del evento (un buen video corporativo, por ejemplo). Acompañar este momento de distensión con unas canciones bien seleccionadas y un catering, hará que tu evento pase a tener 5 estrellas en las mentes de los más relajados, bailarines y glotones. Más tarde, podrás aprovechar el buen rollo generado para filmar y editar un buen aftermovie (video resumen) del evento.
• ¡Cuantos más servicios mejor! Cada servicio que contrates será una persona o un grupo de personas con la ilusión desbordante de trabajar nuevamente para otro evento. Aprovecha la temática de tu evento para que no se te olvide ningún servicio por contratar: secretarios técnicos, traductores, azafat@s, catering, fotógrafo, videógrafo, cantantes, chóferes, periodistas, etc. Cuántas más personas trabajadoras con las que interactuar en el evento, mejor percepción social tendrán los asistentes.

Si sigues estos 5 consejos para celebrar tu próximo evento, ¡de seguro que tendrás éxito en tu proyecto! Aunque si todavía te pica la duda, en Comunica2 llevamos más de 15 años especializándonos en la comunicación y la organización de eventos ¡No dudes en contactarnos si lo necesitas a través de nuestro correo Comunica2@comunica2.org 

Javier Ramos, Técnico Audiovisual