Organizar congresos y convenciones online

Organizar eventos es fácil si sabes cómo, y nosotros llevamos más de 20 años organizando eventos, así que podemos darte algunos consejos para que arranques con la organización de tu congreso o convención ¡Allá vamos!

Lo primero es saber diferenciar entre un congreso de una convención. Un congreso es un evento que tiene un carácter principalmente divulgativo de cara al público general. Una convención tiene como principal objetivo realizar una acción concreta sin tener que ser divulgativa (por ejemplo, acordar una campaña de marketing anual para un sector de la industria), y no toda su información tiene que ser pública. Ambos tipos de evento pueden y suelen ser periódicos.

Para organizar un congreso hay que contactar con un especialista en organizar eventos de este tipo, ya que, si estás leyendo esto y no te dedicas al mundo de los eventos, no es que sea posible, es que seguro que tienes algún percance en éste. En general, debes tener en cuenta que hay que tener los siguientes puntos controlados en todo momento:

• Los asistentes como público
• Los asistentes como ponentes
• El planning de cada día
• El marketing del evento
• Los idiomas de todos asistentes en general
• El equipo técnico: iluminación, sonido, fotografía y filmación

Por otro lado, para organizar una convención no tienes que estar atento al público del evento, porque normalmente no habrá. Eso sí, dentro del marketing del evento deberías contar obligatoriamente con periodistas que cubran los posibles hechos noticiables que se acuerden en la convención. Además, deberás prestar especial atención a las relaciones entre los asistentes, para intentar facilitar la comunicación entre ellos y que no se queden temas o representantes en el tintero. 

En resumen, tienes que contar con un especialista en eventos que gestione de la manera en que desees los elementos que te hemos indicado. No te preocupes, no es difícil encontrar una agencia de eventos, lo difícil es encontrarla dentro del presupuesto que tienes. En Comunica2 organizamos congresos en Salamanca, España, que es donde esta nuestra sede, pero contamos con numerosas herramientas y colaboradores que gestionarán tu evento en cualquier lugar de Europa o Latinoamérica por un precio económico ¡Contáctanos y analizamos tu idea sin compromiso!

A distancia

Llegó la parte moderna del post, ¡organizar eventos a distancia! Y es que es lo que más de moda se ha puesto desde la pandemia de 2020. Hoy en día puedes contar y acordar lo mismo, tanto en un evento presencial como en uno exclusivamente online. Por tanto, los eventos online se han vuelto una alternativa a la presencia física.

Para organizar un congreso o una convención a distancia tienes que tener a muchas personas con un buen manejo de ordenadores y mucho software. Por ejemplo, te harán falta un realizador y un presentador/coordinador, que lleven el hilo conductor del evento sin tener que si quiera pensar en un escenario. También te harán falta algunos profesionales como espectadores que ayuden con tareas como la fotografía y la difusión instantánea de éstas, o una persona que analice la narrativa del evento y pregunte o incida en los temas que no se han tratado.

Por supuesto, todos los especialistas deben contar con su software y sus necesidades técnicas (el realizador con un programa de broadcasting, el fotógrafo con una herramienta de gestión de RRSS, el equipo de filmación con una o varias capturadoras de video, etc.). Por último, has de prever bien las necesidades de electricidad, internet y descansos de los profesionales que se encarguen de dicho evento online.

Javier Ramos Hernández

Colaborador - Marketing Digital