La importancia de un buen flujo de trabajo

Es muy normal que cuando comiences un proyecto, sea grande o pequeño, todo se te venga encima. Tienes muchas tareas, pero ni idea de por donde comenzarlas. Quizá ya hayas comenzado el proyecto, pero se te hace muy pesado, porque nunca le ves el fin. Por otro lado, quizá no estés satisfecho con tus proyectos realizados hasta ahora, porque no has cumplido fechas, porque se te han hecho un mundo o porque siempre empiezas, pero nunca terminas.

Cuando vives estas situaciones, la clave para conseguir los proyectos que te propongas es implementar un buen flujo de trabajo. Pero ¿Qué es el flujo de trabajo? (‘Workflow’ en inglés).

El Flujo de trabajo (‘Workflow’ en inglés), nos referimos a una serie de procesos por los que pasa una parte del trabajo. Son estos procedimientos que permiten automatizar las tareas del proyecto y optimizar el tiempo. Siguiendo un orden y una jerarquía definida con anterioridad. De esta manera, tanto tú, como tú equipo, sabrá cuál es su rol, que tareas debe asumir y cuando debe asumirlas.

Potenciar esta forma de trabajo puede llevar a lograr varios objetivos para tu proyecto, tales como:

• Mejora la comunicación de los participantes del proyecto, permite implementar medidas de seguridad, para no dejar ninguna tarea por fuera.
• División clara de las tareas a realizar.
• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad.
• Establece mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos.
• Agiliza el proceso de intercambio de información y agiliza la toma de decisiones para el proyecto.
• Mejora la atención y el servicio al cliente.

Para conseguir estos objetivos, la idea es desarrollar un flujo de trabajo ágil, que te ayude a sacar tu proyecto adelante. Se puede distinguir entre tres tipos de ‘workflow’:

• Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden ser creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.
• Workflow de producción: en este caso, la dirección del flujo de trabajo es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa preestablecidas y conocidas por todos.
• Workflow administrativo: este es un flujo de trabajo que se encuentra en medio del workflow ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Esto es debido a que engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.

En este post podrás encontrar cuatro metodologías distintas sobre la gestión de proyectos, para conseguir mejorar tu flujo de trabajo:

• Waterfall: Esta es la técnica más sencilla para el desarrollo de proyectos, fácilmente trasladable a proyectos TIC. También es conocida como ‘modelo de desarrollo en cascada’. Desarrollando el proyecto de manera secuencial. La metodología ‘waterfall’ es idónea para proyectos estables, donde los requisitos son claros y no está previsto que cambien a lo largo del proceso de desarrollo.
• Ágil: Esta metodología básicamente estructura las tareas de un proyecto en tareas más cortas y rápidas, a las que se le llama “Sprints”. Pero, antes de llegar al periodo de sprint, todas las tarjetas se colocan en un “área de espera” o “backlog”. Conforme progresa el proyecto se pasan de la lista de “Backlog” a la de “Sprints”. Este ejemplo de flujo de trabajo funciona muy bien para grupos de personas, con tareas diferentes, permitiéndoles mantenerse enfocados en la meta e integrarse en el proyecto, para que este siga fluyendo.
• Cadena crítica: Esta es una potente metodología de dirección de proyectos, que permite reducir el plazo de los proyectos, y facilitar su seguimiento a partir de un mayor foco en lo realmente importante. Esta se basa en la teoría de las restricciones (TOC), que de forma simplificada viene a decir que la productividad de un proceso está limitada por la tarea de menor productividad. Es decir, debemos identificar las restricciones, aquellas tareas que limitan realizar otras, y darles prioridad.
• Kanban: Este es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un tablero (físico o digital) para planear y hacer el seguimiento de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas, columnas y lo más importante, el concepto de progreso constante. Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples se compone de las listas: "Por hacer", "Hecho" y alguna que otra lista adicional dependiendo de la complejidad del proyecto.

Como regalo hemos hecho una selección de aplicaciones o softwares, muy útiles con estas metodologías

Todoist: https://todoist.com/es

Ideal para la metodología ‘Waterfall’.

Asana: https://asana.com/es?noredirect=

Trello: https://trello.com/es

Estas dos aplicaciones son muy similares y se adaptan muy bien a las metodologías ‘Ágil’ y ‘Kanban’.

Exel: https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/excel

Esta, aunque es una herramienta clásica, es ideal para hacer diagramas de GANT, muy útiles en la metodología de ‘cadena crítica’

Notion: https://www.notion.so/

Por último, la aplicación Notion, en la que se pueden estructurar las cuatro metodologías.

Jessica Cerón, producción audiovisual