¿Necesito una web de inscripciones para un evento?

A lo largo de nuestros más de 20 años de experiencia organizando eventos empresariales e institucionales, hemos pasado de atender llamadas y correos electrónicos a descargar datos, exportarlos e importarlos entre plataformas y sistemas de internet. Despide la elaboración de largos y tediosos listados en Microsoft Excel, porque el futuro de las inscripciones ya está aquí, y ha llegado para quedarse.

Ventajas de las inscripciones web en eventos

Las principales ventajas de realizar una web que sirva como sistema automatizado de inscripción en un evento son:

• Escalabilidad: para nosotros la principal ventaja es la escalabilidad del proyecto en general. Se puede empezar con un evento pequeñito y barato que simplemente tenga una web simple, de una página, para dejar los datos de los futuros asistentes. Pero más adelante se pueden incorporar nuevas funciones a la web, a medida que el evento va ganando peso en el entorno local (sistema de pagos, cuestionarios, recordatorios por e-mail, actividades entre los eventos, marketing en RRSS, etc.). 
• Automatización: aunque siempre hay alguna persona que no tiene acceso a la web por las razones que sean y haya que meterla manualmente en el sistema, otra de las ventajas es que más del 90% del proceso de recopilación de datos de los asistentes se hace de forma automatizada. Agregando los campos rellenables a propiedades en un Excel, se puede dar a un botón (descargar) y tendrás todos tus datos ordenados de la forma que planeaste en unos segundos.
•  Mayor facilidad en el cálculo de estadísticas: si se construye adecuadamente y se vincula correctamente con terceros una web de inscripciones, las estadísticas también estarán automatizadas y serán casi instantáneas. Así, podremos controlar mejor el flujo de asistentes según ciertos valores que queramos tener en cuenta, y podremos dar más peso en el marketing del evento a ciertos grupos poblacionales.
•  Menos cantidad de publicidad y con menos elementos: al tener una web en la que volcar absolutamente toda la información del evento, la publicidad física o a pie de calle, puede tener menos modelos (ya que todas redireccionan a la web) y puede estar menos cargada de informaciones del evento. Esto ayuda mucho a que el impacto publicitario offline sea más efectivo y duradero.

Desventajas de los sistemas de inscripción web

Pero no todo son ventajas en la creación de un sistema de inscripciones web para un evento. Aunque nos gusta mucho el nuevo sistema de la era digital, hemos recopilado forzosamente algunas desventajas: 

- Mayor variación de posibilidades publicitarias: cuando la publicidad es offline y los métodos de inscripción son rudimentarios, aunque contrates a 100 diseñadores de cartelería diferentes, todos acabarán teniendo un resultado similar: información y diseños planos sin interactividad; a pesar de que usen programas de diseño diferentes. Con el diseño web las cosas son diferentes. Cada diseñador web construye la web de una manera distinta, que, aunque el resultado sea el mismo visualmente, es importante elegir bien las tecnologías de construcción web para poder aprovechar mejor la escalabilidad del proyecto en general.

- Son más dependientes de factores externos: si en el pasado tenías una hoja de inscripciones hecha por ti como organizador y la perdías por cualquier motivo, la culpa era tuya, únicamente. Cuando se realiza una web para inscripciones, el propio sistema de inscripciones que tanto te ha costado diseñar, depende por ejemplo de: tu proveedor de hosting, tu ISP (proveedor de servicios de internet), del proveedor eléctrico, de la agencia de diseño web, etc.

- Mayor coste inicial: suele ser más costoso empezar con una web, aunque sea simple, que empezar con folletos, carteles y boca a boca.

Nuestra experiencia como organizadores de congresos y eventos similares

Los sistemas de inscripción mediante web nos han ahorrado tiempo y esfuerzo a nosotros y a nuestros clientes. El tiempo ahorrado lo hemos dedicado a perfeccionar y repasar bien todos los entresijos de los eventos cuyo sistema de gestión de asistentes es vía web. 

Uno de nuestros proyectos web para inscripciones en eventos es para el evento cíclico Age Open Science. Sin embargo, estos sistemas no solo sirven para inscribirse en eventos únicos, si no que también sirven para iniciarse en programas de eventos mucho más complejos, como lo hacemos para Juntos Damos Más Vida a Zamora.

Si quieres que trabajemos el sistema de inscripciones para tu evento o programa de eventos; o bien quieres que gestionemos tu evento al completo, no dudes en contactarnos. Te daremos una respuesta rápida y personalizada.