Equipo ganador para la organización de eventos

Es muy difícil que una sola persona organice y ponga en marcha un evento por completo: es necesario un equipo ganador en el que se pueda confiar. 

Sin embargo, todos hemos pasado por experiencias no muy satisfactorias en los que una pequeña parte del equipo lleva la mayor parte de la carga o en las que una o varias personas no se implican; o incluso situaciones en las que los miembros se enfrentan y discuten. Todo eso está de más en la planificación de eventos, cada miembro debe tener claro el papel que desempeña y volcarse por completo en su desarrollo para alcanzar el éxito.

¿POR QUÉ EL EQUIPO ES TAN IMPORTANTE EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS?

Existen una serie de objetivos que no alcanzarás si no cuentas con un equipo:

• No puedes estar en varios lugares a la vez. Es difícil que puedas acreditar a los participantes de un congreso, comunicar lo qué está sucediendo en redes sociales, encargarte del email marketing, atender a las demandas técnicas de las presentaciones de los ponentes o simplemente supervisar. Escatimar en gastos en la preparación de un evento implica que tu evento resultará pobre en algunos aspectos; tenlo en cuenta antes de renunciar a parte del equipo.

• Tener un equipo sólido ayuda a resolver problemas. Cada persona tiene su experiencia y una perspectiva única sobre el evento en función de sus características profesionales o personales y esto es un valor a la hora de atraer más invitados, buscar soluciones creativas o resolver problemas. La multidisciplinariedad da como resultado un variado conjunto de habilidades que pueden facilitar la organización del acto o incluso enriquecerlo.

• Los grandes equipos son fruto del trabajo. Se necesita tiempo, trabajo y esfuerzo para encontrar la combinación ganadora de habilidades y personalidades. La clave es tener claro el alcance del evento y poner a las personas adecuadas realizando una labor que se ajuste a sus habilidades para obtener los resultados buscados.

LOS COMPONENTES DEL EQUIPO GANADOR

Estas son algunas recomendaciones básicas de las funciones y miembros del equipo para no perder puntos en tu evento:

• El capitán del equipo. Es el líder que mantiene al equipo dirigiéndose hacia el cumplimiento de los objetivos. Es la persona que establece las metas, el tono y la visión del trabajo y que debe transmitir estas instrucciones al resto para asegurarse de que todos reman en la misma dirección. Debe delegar los trabajos en otros miembros del equipo, ofreciendo su apoyo siempre que haga falta. 

• El equipo creativo. Esta parte del equipo crea la marca del evento y garantiza que sea coherente durante todo el evento, desde el marketing previo al evento hasta seguimiento posterior realizando encuestas sobre la experiencia. Se encargan de añadir ese “algo”, que ayudará a crear un evento memorable que haga que la gente hable.

• Gestión del evento. Esta persona o personas serán las encargadas de llevar el control de inscripciones, las invitaciones, acreditaciones, bases de datos de grupos de interés, empresas, etc. También puede encargarse de realizar el programa de actividades que se llevarán a cabo y cada detalle de cómo se encajarán los tiempos correspondientes a cada parte; también pueden planificar y controlar qué sucederá en cada momento y los recursos humanos necesarios. 

• Encargados de comunicación. Su misión es conseguir la máxima difusión del evento a través de notas de prensa, redes sociales o mailing. Junto al equipo creativo, se encargarían de recopilar fotos y vídeos durante el acto que sirvan para seguir con la difusión una vez finalizado el evento.

• Logística y organización. Serán las personas encargadas de buscar los patrocinadores, profesionales, equipo material, espacios y servicios que se requerirán para la puesta en marcha del evento.

En definitiva, invertir tiempo y esfuerzo en conseguir un equipo perfecto es la gran inversión para lograr el mejor evento. Trabajar junto al equipo y mantener una comunicación sólida es necesario para lograr el evento soñado por sus clientes.

Patricia Fernando, Comunicación